原文：http://www.misuisui.com/weblog/article.asp?id=698

因为培训安排的原由，这周又去培训了《如何驾驭电子邮件》，基本上老师讲的有点混乱，我记的很分散，整理了半天才理出个头绪出来，发现整理出来的结构比老师讲课的结构要更好，好汗…… 

第一，要明确一些基本的理念（主要是讲沟通和人际交往）：

1. 邮件困扰与工作习惯有很大关系，管理电子邮件其实是在管理工作习惯
2. 文如其人：邮件会在别人心目中影响你的个人形象
3. 从与人沟通的角度出发
4. 礼仪的本质：是一组行为、是为了共同相处、对相关人的需要的尊重、适当的符合对方期望的行为
5. 己所不欲，勿施于人
6. 沟通的功能：传递信息、讨论问题、交流感情
7. 多一些面对面沟通
8. 邮件不是一个让对方达到自己想法的工具，而是一种人与人之间的沟通方式，不要忽视人
9. 帮别人来帮助自已

第二，分析各种沟通方式的优缺点：

1. QQ是即时性，主要用来交流感情，但不太正式
2. 电话有效、最快、有感情交流，但不能群体沟通、只能点对点
3. RTX可群体沟通
4. 邮件，可以大范转传递信息，可保存。但不能做即时沟通，感性的沟通

第三，邮件沟通时要遵守的原则：

1. 站在对方角度
2. 双向才是沟通
3. 分阶段（不要想一个邮件中包括所有内容，解决所有问题，最好是渐近式）
4. 邮件内容最好过程化，不是结论式，要多次沟通（表达自己想法最好先提出一个问题，待对方参与进来后，再渐进式提出自己的想法。）
5. 象IM一样用邮件：分次沟通
6. 综合利用各种沟通方式，如：邮件预约面谈，最后发总结报告
7. 收到邮件，第一次就要看完整。然后马上分为四大类：立刻做、以后做、授权、不做

第四、邮件沟通的细节：

1. 主题：
   1. 简洁，突出重点（标题不要写太泛的“话题”而是写重点突出的“主题”）
   2. 有引吸力
   3. 方便对方查找
   4. 主题最好带上需要收件人执行的动作,如:[请审批]、[信息周知]。
2. TO：
   1. 保持越少的收件人越好，多个收件人，要注意收件人之间的关系，考虑到不同人的情感需要
   2. 发完邮件还要配合其它沟通方式（面对面、电话、RTX…）
   3. 分析邮件组，提炼出关键联系人。
3. CC：同上，BCC要谨慎
4. REPLY：
   1. 不要回复“谢谢”之类客套话，用其它方式做这种沟通，最好是面对面。
   2. 与邮件主题不一致时的内容，回复时最好修改回复主题或另起邮件。
5. 正文：
   1. 重点要突出（放在第一段，加粗、字体大小颜色）
   2. 层次分明（不要想到哪写到哪，要理出一个结构出来）一个段落一个主题
   3. 永远只做客观描述，不做主观感情表达，用具体事由说话
   4. 一封邮件不要给太多的信息
6. 两种邮件写法：
   1. 提出问题、提出建议、怎么执行
   2. 提出建议、说明原因、怎么执行
7. 发送前，复查一遍

本文链接：http://www.blueidea.com/tech/site/2008/5965.asp　

出处：蓝色理想
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